Η Αρχή του Παρέτο: Πώς να Γίνεις πιο Παραγωγικός [Νοητικά Μοντέλα]

🔄 Τελευταία ενημέρωση άρθρου: 21 Φεβρουαρίου 2024

Είμαι σίγουρος πως όλοι όσοι διαβάζουν το άρθρο αυτή τη στιγμή αναζητούν τρόπους ώστε να γίνουν πιο παραγωγικοί και να είναι ικανοί να διαχειρίζονται τον χρόνο τους όσο το δυνατόν καλύτερα.

Πώς θα γίνει αυτό όμως;

Ο θείος σου, ταξιτζής της πιάτσας, θα το ονόμαζε: “Δεν θέλει κόπο, θέλει τρόπο…“

Και το slang.gr θα συμφωνούσε, επιβεβαιώνοντας με τον παρακάτω ορισμό:

Η επιστήμη από την άλλη, ίσως να το ονόμαζε “Αρχή του Παρέτο” ή “Κανόνα 80:20“.

Εάν το ακούς για πρώτη φορά, συνέχισε την ανάγνωση καθώς μπορεί να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο βάζεις προτεραιότητες στα πράγματα.

⚖️ Τι είναι η Αρχή του Παρέτο – με απλά λόγια
Η “Αρχή του Παρέτο”, ή αλλιώς “Κανόνας 80:20” ή αλλιώς “Κανόνας Pareto” αναφέρεται στο γεγονός ότι, κατά προσέγγιση, το 80% των αποτελεσμάτων οφείλεται στο 20% των αιτιών.
Προσπαθεί να μας δείξει ότι σε κάθε περίσταση μια μειοψηφία παραγόντων είναι οι σημαντικοί (20%) ενώ αντίθετα, η πλειοψηφία, ασήμαντη (80%).

Η Αρχή του Παρέτο προέρχεται από την επιστήμη της Στατιστικής και αποτελεί ένα Νοητικό Μοντέλο (Mental Model).

🧠 Νοητικά Μοντέλα Σκέψης:
Τα νοητικά μοντέλα μας επιτρέπουν να κατανοούμε καλύτερα τον κόσμο μέσα στον οποίο ζούμε καθώς σκοπός τους είναι να απλοποιήσουν την πολυπλοκότητα του.
Τα μοντέλα αυτά προκύπτουν από διάφορους κλάδους (όπως τα Οικονομικά, η Βιολογία, τα Μαθηματικά) και μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως οδηγοί οι οποίοι θα μας βοηθήσουν να λαμβάνουμε καλύτερες αποφάσεις.
📚 Διάβασε περισσότερα για τα Νοητικά Μοντέλα/Mental Models ➤

Καταρχάς, λίγο ιστορία.

---

Πώς Προέκυψε η Αρχή του Παρέτο;

Η αρχή του Παρέτο πήρε το όνομα της από τον Ιταλό Βιλφρέντο Παρέτο (Vilfredo Pareto).

Ο φίλος μας ο Βιλφρεντο ξεκίνησε την καριέρα του ως πολιτικός μηχανικός αλλά κατά τη διάρκεια της κρίσης μέσης ηλικίας, στα 40, αποφάσισε να το γύρισει σε κλασικός φιλελεύθερος οικονομολόγος.

Το 1906 λοιπόν και ανάμεσα σε άλλα, παρατήρησε, για πρώτη φορά, πως το 80% του Ιταλικού πλούτου έδειχνε να ανήκει μόνο στο 20% του Ιταλικού λαού.

Ορμώμενος από αυτή τη διαπίστωση, άρχισε να παρατηρεί πως τα περισσότερα πράγματα στον περίγυρο του δεν ήταν ισομερώς κατανεμημένα και, τις περισσότερες φορές, η μειοψηφία κατείχε (ή ευθυνόταν για) την πλειοψηφία.

Θεώρησε πως η αναλογία αυτή έχει εφαρμογή και σε περισσότερα σημεία του φυσικού κόσμου ενώ μπορεί να αποτελεί ακόμα και ένα “νόμο της φύσης”.

Τα χρόνια πέρασαν, ήρθε το 1940, όπου και ο Dr. Joseph Juran (ο πατέρας του ποιοτικού ελέγχου btw) πήρε τη διαπίστωση του Παρέτο και την πήγε ένα βήμα πιο πέρα εφαρμόζοντας την σε επιχειρηματικές μετρήσεις.

Ήταν και αυτός ο οποίος καθιέρωσε την αρχή των “σημαντικών λίγων και των ασήμαντων πολλών” – Principle of the Vital few vs Trivial many

Λίγα & Σημαντικά vs Πολλά & Ασήμαντα

Μάλιστα, ο Joseph αποτέλεσε και τον “νονό” του θεωρήματος καθώς λόγω εκείνου έγινε ευρέως γνωστό ως “Η αρχή του Παρέτο”.

Πάμε να δούμε, όμως, λίγα περισσότερα.

---

Τι Είναι η Αρχή του Παρέτο;

Όπως είπαμε και προηγουμένως, η αρχή του Παρέτο υποστηρίζει ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των αιτιών ή της προσπάθειας.

Αρχή του Παρέτο:
80% Αποτελεσμάτων ← 20% Προσπάθειας

Σε γενικές γραμμές, θα μπορούσες να πεις πως αποτελεί μια γενική παρατήρηση πως τα περισσότερα πράγματα στη ζωή δεν είναι ομοιόμορφα κατανεμημένα.

Μας δείχνει ότι συγκεκριμένοι και λίγοι παράγοντες ευθύνονται για τη συντριπτική πλειοψηφία των αποτελεσμάτων.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα ώστε να το κάνουμε λίγο πιο κατανοητό:

💰 Το 20% των πελατών ενός καταστήματος αποφέρει το 80% από το σύνολο του τζίρου του.

💼 Το 20% των εργαζομένων μιας εταιρείας παράγει το 80% της συνολικής αξίας που προσφέρει στους πελάτες της.

Προφανώς, η παρατήρηση αυτή τείνει να ισχύει και αντίστροφα. Δηλαδή:

💻 Το 80% των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι χρήστες όταν λειτουργούν ένα πρόγραμμα οφείλονται στο 20% των bugs.

🚗 Το 80% των καυσαερίων σε μία πόλη προέρχεται από το 20% των αυτοκινήτων που κινούνται σε αυτή.

Μπορούμε να απεικονίσουμε όλες τις παραπάνω αναλογίες στο διάγραμμα που ακολουθεί όπου και εμφανίζεται η κατανομή Παρέτο:

Στον άξονα X βλέπεις τις κατηγορίες παραγόντων που συμβάλουν σε ένα αποτέλεσμα.
🧾 Για παράδειγμα: Οι πελάτες, οι εργαζόμενοι, τα bugs αλλά και τα αυτοκίνητα που είδαμε προηγουμένως

Στα αριστερά του άξονα Υ βλέπεις την ένταση με την οποία αυτοί οι παράγοντες συμβάλουν στο τελικό αποτέλεσμα.
🧾 Για παράδειγμα: Ο τζίρος που έκαναν οι πελάτες, η παραγωγικότητα των εργαζομένων, τα προβλήματα στο software αλλά και τα καυσαέρια

Τέλος, στα δεξιά του άξονα Υ βλέπεις συσσωρευτικά τη συχνότητα του αποτελέσματος.

Στο διάγραμμα κατανομής Παρέτο αναφερόμαστε στους παράγοντες που συνεισφέρουν κατά 80% στο αποτέλεσμα ως Vital Few (δηλαδή, λίγοι και καλοί), ενώ στους υπόλοιπους ως Useful Many.

Αφήνω τα διαγράμματα και δεν σε κουράζω περισσότερο, μην ανησυχείς.

⚠️ Προσοχή:
Η αναλογία 80:20 είναι προσεγγιστική και σε καμία περίπτωση απόλυτη.

Τι σημαίνει αυτό;

Ότι, πολύ απλά, δεν αποτελεί έναν αυστηρό νόμο της φύσης.

Παρόλαυτα, μας βοηθάει να κατανοήσουμε το μοτίβο που κρύβεται από πίσω τις σχέσεις αιτίας/αποτελέσματος και συγκεκριμένα, ότι η συντριπτική πλειοψηφία των αποτελεσμάτων προέρχεται από μια μειοψηφία αιτιών.

Ανάλογα την περίπτωση, λοιπόν, η αναλογία μπορεί να διαμορφωθεί ως 70:30, 90:10, 95:5 ή ακόμα και 99:1.

---

Γιατί είναι σημαντική;

Η Αρχή του Παρέτο μας δείχνει πως ο διαχωρισμός παραγόντων ανάμεσα σε «λίγους και σημαντικούς» (το 20 τοις εκατό που έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο) και σε «πολλούς αλλά ασήμαντους» (το άλλο 80 τοις εκατό) είναι καίριας σημασίας για τις επιλογές μας.

Λίγοι & Σημαντικοί vs Πολλοί & Ασήμαντοι
20% vs 80%

Εάν γνωρίζουμε ποιοι είναι οι παράγοντες που έχουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο στα αποτελέσματα που θέλουμε να πετύχουμε τότε μπορούμε να εστιάσουμε σε αυτούς και να γίνουμε πιο παραγωγικοί.

Επιστρέφοντας στα προηγούμενα παραδείγματα και, αυτή τη φορά, αξιοποιώντας την αρχή του Παρέτο θα μπορούσες:

💰 Να αναγνωρίσεις το 20% των καλύτερων πελατών σου και να προσπαθήσεις να επικεντρωθείς στο να αναβαθμίσεις την εμπειρία τους ικανοποιώντας τους ακόμα περισσότερο.

Το αποτέλεσμα;
Πολλαπλασιαστικά υψηλότερος τζίρος σε συνδυασμό με φανατικά πιστούς πελάτες με λιγότερο χρόνο & κόπο.

💼 Να ανακαλύψεις το 20% των πιο παραγωγικών εργαζομένων της επιχείρησης σου, να αναγνωρίσεις την συνεισφορά τους και να τους επιβραβεύσεις ακόμα περισσότερο.

Το αποτέλεσμα;
Υψηλότερο αίσθημα αξιοκρατίας στη εταιρεία, ικανοποιημένοι εργαζόμενοι αλλά και αύξηση της παραγωγικότητας με λιγότερο χρόνο & κόπο.

💻 Να ενημερώσεις τους Developers του τμήματος σου ώστε να επικεντρωθούν στην επίλυση του συγκεκριμένου 20% των bugs ώστε να αναβαθμήσεις αισθητά την εμπειρία χρήσης του λογισμικού που προσφέρεις στους πελάτες σου.

Το αποτέλεσμα;
Άμεση αύξηση ποιότητας του προϊόντος με λιγότερο χρόνο και κόπο από τους υπαλλήλους σου.

🚗 Να αναγνωρίσεις ποιες είναι οι προδιαγραφές των συγκεκριμένων ρυπογόνων αυτοκινήτων ώστε να δημιουργήσεις αντικίνητρα στους ιδιοκτήτες τους να τα χρησιμοποιούν εντός πόλης.

Το αποτέλεσμα;
Καλύτερη ποιότητα ζωής και χαμηλότερη μόλυνση του περιβάλλοντος. Μάντεψε; Για άλλη μια φορά, με λιγότερο χρόνο & κόπο!

Νομίζω πως το έπιασες το νόημα.

Το ζουμί είναι:

Αναγνώρισε το 20% των αιτιών που κάνουν τη διαφορά και ευθύνονται για το 80% του αποτελέσματος και επικέντρωσε τη προσοχή σου, τον κόπο σου αλλά και τα εφόδια σε αυτές.

---

Πώς μπορείς να την Χρησιμοποιήσεις;

Πάντοτε με ενθουσίαζε η ιδέα της παραγωγικότητας και του να είσαι σε θέση να πετύχεις περισσότερα, κάνοντας λιγότερα.

Και ενώ στα ένδοξα χρόνια της τεμπελι… αχεμ… εννοώ του πανεπιστημίου, είχα έρθει σε επαφή με την αρχή του Παρέτο, είχε καταφέρει εντέχνως να μπει από το ένα αυτί και να βγει από το άλλο.

Μονάχα τα πρόσφατα χρόνια της ενήλικης ζωής μου κατάφερα να αναγνωρίσω την πραγματική της αξία και να μπορέσω να την εφαρμόσω στην καθημερινότητα μου.

Πώς;

• Αποσαφήνισε τους στόχους σου
• Κατέγραψε τις διαδικασίες που ακολουθείς για να τους πετύχεις
• Κάνε μια ανάλυση παραγωγικότητας
• Αναγνώρισε τις Vital Few οι οποίες ανήκουν στο 20% αλλά αποφέρουν το 80% των αποτελεσμάτων
• Επικέντρωσε την προσοχή, τον χρόνο και τα εφόδια σου σε αυτές
• Αναγνώρισε τις Trivial Many οι οποίες ανήκουν στο 80% αλλά αποφέρουν το 20% των αποτελεσμάτων
• Σταμάτησε, μείωσε, αυτοματοποίησε ή ανάθεσε τις σε τρίτους
• …Profit!

Ο James Clear, συγγραφέας του εξαιρετικού βιβλίου Atomic Habits, αναφέρει ότι μπορείς να αξιοποιήσεις την αρχή 80:20 ως εξής:

1. 📋 Φτιάξε μια λίστα με 10 πράγματα τα οποία σου τρώνε τον περισσότερο χρόνο μέσα στη μέρα.
2. ✅ Κύκλωσε 2 τα οποία φέρνουν τα καλύτερα αποτελέσματα και ευθυγραμμίζονται περισσότερο με τους στόχους σου.
   Επικεντρώσου σε αυτά!
3. ❌ Ρίξε μια ματιά στα υπόλοιπα και άρχισε να σβήσεις δίχως έλεος. Αυτοματοποίησε ή ανάθεσε σε τρίτους οτιδήποτε είναι δυνατό. Πάτησε παύση σε ό,τι μείνει.
4. 🔁 Επανάλαβε!

---

Σκόρπιες Σκέψεις

Όπως αναφέραμε και στο νοητικό μοντέλο του Κόστους Ευκαιρίας, το πιο πολύτιμο αγαθό που έχουμε στα χέρια μας ακούει στο όνομα: Χρόνος.

Έχει μοιραστεί σε όλους ισόποσα, αυτιστικά ισομερώς και κανείς, όσο και να βαράει τον κώλο του κάτω, δεν μπορεί να κάνει το οτιδήποτε για να τον αυξήσει.

(Ντάξει, πάω πάσο αν παίζεις στην ταινία In time – η υπόθεση της οποίας είναι αρκετά ενδιαφέρουσα χωρίς να μπορώ να πω το ίδιο για την ταινία ως σύνολο)

Τι περνάει από το χέρι μας, όμως;

Εφόσον δεν μπορείς να αυξήσεις την ποσότητα του, το μόνο που σου μένει είναι να επιλέξεις να τον ξοδέψεις όσο πιο αποδοτικά γίνεται.

Και ενώ το “αποδοτικά” αποτελεί μια ολόκληρη κουβέντα από μόνο του καθώς ο καθένας μπορεί να το μεταφράσει διαφορετικά, θα επιλέξω να επικεντρωθώ μονάχα στους συμβατικούς όρους της εργασιακής και επαγγελματικής απόδοσης.

Όλοι θυμόμαστε εκείνη την εργασία που έπρεπε να παραδώσουμε την επόμενη μέρα στο πανεπιστήμιο ή την παρουσίαση που έπρεπε να έχουμε έτοιμη για το επόμενο πρωί στη δουλειά.

Και όλοι επιβεβαιώναμε την αναβλητικότητα μέσα μας με το παρακάτω παραμύθι:

“Παιχνιδάκι φίλε! Θα ξενυχτήσω το προηγούμενο βράδυ με κάνα redbulάκι ή κάνα καφεδάκι και θα την ξεπετάξω – εξάλλου 2-3 ωρίτσες δουλειά είναι, όχι παραπάνω…”

Και ενώ η εργασία μπορεί όντως να ήθελε 2-3 ωρίτσες για να βγει, κανείς δεν μας έλεγε ποιες θα είναι αυτές οι ωρίτσες.

Η κούραση, η απουσία συγκέντρωσης, η αυξημένη διάσπαση προσοχής και ίσως και η νύστα που είχες να αντιμετωπίσεις κατά τη διάρκεια της νύχτας σε έκαναν λιγότερο αποδοτικό.

Και τι έβγαινε από όλο αυτό;

Χαμηλότερου επιπέδου αποτελέσματα, πιθανώς περισσότερες ώρες δουλειάς και, παράλληλα, εσένα να απορείς τι πήγε στραβά…

Ένα από τα βασικά λάθη στο οποίο πέφτουν μέσα οι περισσότεροι άνθρωποι – και πρώτος εγώ – είναι ότι τείνουν μπερδεύουν το “πολλή” με το “αποδοτικά”.

Με λίγα λόγια, συγχέουν την ποσότητα με την ποιότητα.

Θεωρούμε ότι οι πολλές ώρες δουλειά συνεπάγονται αυτόματα και υψηλότερες αποδόσεις.

Πόσο λάθος κάνουμε όμως…

Για να μας δώσω ένα ελαφρυντικό, με την Hustle κουλτούρα να είναι μία από τις πρωτεύουσες mainstream ρητορικές και τον Gary Vaynerchuk να σου φωνάζει πως πρέπει να δουλεύεις 25 ώρες την ημέρα για να πετύχεις τους στόχους σου δεν είναι δύσκολο να πέσεις σε αυτή τη λούπα.

Και για να μην παρεξηγηθω΄ – ο Gary έχει πολλά σωστά points και, όντως χρειάζεται τεράστιες ποσότητες δουλειάς και πειθαρχίας για να τα καταφέρεις στο επιχειρείν.

Το θέμα είναι να αντιληφθούμε ότι υπάρχει μεγάλη διαφορά ανάμεσα στο να είσαι απασχολημένος με κάτι και στο να είσαι αποδοτικά απασχολημένος με κάτι.

Η 1η ώρα της ημέρας που θα αφιερώσεις στο Project σου δεν είναι το ίδιο αποδοτική με την 10η συνεχόμενη ώρα – που, μεταξύ μας, δεν μπορεί να είναι συνεχόμενη.

Η μία ώρα ξενυχτησμένης δουλειάς με ένα redbull στο χέρι δεν είναι το ίδιο αποδοτική με μία ώρα πρωινής δουλειάς μετά από 8ωρο ύπνο οσάν το βόδι.

Οι 10 ώρες που ξόδεψες για να συναρμολογήσεις τον νέο καναπέ από τα IKEA δεν είναι το ίδιο αποδοτικές με την 1 ώρα που θα ξόδευες ΑΝΟΙΓΟΝΤΑΣ ΤΟ MANUAL.

Anyway και επειδή μακρυγορώ δίχως έλεος, θα ήθελα να κλείσω κάπου εδώ.

Αν πρέπει να σου μείνει κάτι από το συγκεκριμένο νοητικό μοντέλο θα ήθελα να είναι το γεγονός ότι τα πράγματα στην ζωή δεν είναι ισομερώς κατανεμημένα.

Χρησιμοποίησε την αρχή του Παρέτο ως ένα εργαλείο το οποίο προσφέρει καθοδήγηση ως προς το τι είναι σημαντικό και τι όχι, τι μπορεί να επιφέρει μεγάλα αποτελέσματα και τι όχι και, τέλος, τι αξίζει την προσοχή σου και τι όχι.

Το θέμα είναι να δουλεύουμε και πράττουμε με πραγματικά έξυπνο τρόπο επικεντρώνοντας την προσπάθεια μας μόνο σε αυτά που έχουν όντως σημασία.

Τελικά όπως φαίνεται, ο θείος ταξιτζής επιβεβαιώθηκε: Θέλει τρόπο και όχι κόπο!

Πως σου φάνηκε; Γνώριζες για την Αρχή του Παρέτο; Εάν ναι, την εφαρμόζεις στις καθημερινές σου αποφάσεις;

Γράψε μου στα σχόλια!

Μέχρι το επόμενο άρθρο, τα λέμε!

Sterg

---

🧠 Περισσότερα Νοητικά Μοντέλα Σκέψης:

→ Κόστος Ευκαιρίας
→ Ανατοκιζόμενο Επιτόκιο
→ Νόμος Προσφοράς & Ζήτησης
→ Αντι-ευθραυστότητα / Antifragility
→ Τι είναι τα Mental Models;

Για να μην χάσεις κανένα νέο, κάνε εγγραφή στο δωρεάν Newsletter: